Er zijn bedrijven waar drie handtekeningen nodig zijn voor een uitgave van 200 euro, maar waar tien mensen zonder verpinken een uur lang in een meeting zitten zonder duidelijke reden. Geld wordt bewaakt, tijd zelden. Toch is tijd op de werkvloer geen detail. Organisaties staan of vallen niet alleen bij talent, strategie of kapitaal, maar ook bij de kwaliteit van de tijdsbesteding van hun mensen. Daar loopt het vaak fout. 

Een vergadering met tien mensen zonder agenda heeft een prijs. ‘Even snel bellen’ onderbreekt niet alleen een werkdag, maar ook concentratie, ritme en denkwerk. Onderzoek heeft uitgewezen dat de mentale kostprijs van voortdurend schakelen tussen taken aanzienlijk is. Toch gaan we op de werkvloer slordig om met elkaars agenda. Dat is niet alleen inefficiënt, het is ook een vorm van gebrek aan respect. 

Parkinsons wet leert dat werk zich uitbreidt tot de tijd die ervoor beschikbaar is. Plan een uur voor een onderwerp dat in vijftien minuten afgehandeld kan worden, en de kans is groot dat dat uur volledig gevuld raakt. Voeg daar een cultuur van beleefdheid aan toe, waarin niemand vervelend of oncollegiaal wil overkomen, en je krijgt een merkwaardig inefficiënt systeem. Mensen blijven in meetings waar ze overbodig zijn, antwoorden op mails die hen niet echt aangaan en nemen deel aan overleg waarvan iedereen voelt dat het weinig toevoegt. Een soort toxische beleefdheid, vermomd als collegialiteit. 

Onder die tijdsverspilling zit nog iets anders: de controledrang van organisaties. Bedrijven zeggen graag dat ze efficiëntie nastreven, maar bouwen systemen die in de eerste plaats voorspelbaarheid, zichtbaarheid en uniformiteit moeten garanderen. Iedereen moet dezelfde meetings volgen, dezelfde rituelen respecteren, op dezelfde manier bereikbaar zijn en op vergelijkbare momenten reageren. Dat wordt verkocht als gelijkheid, terwijl het vaak neerkomt op middelmatigheid met een moreel sausje. 

Dat is de echte vraag: hoeveel efficiëntie zijn bedrijven bereid op te offeren om het gevoel van controle te behouden? Zeker wanneer het economisch moeilijker gaat, zie je die reflex versterken. Dan zien bedrijven strenger toe op de aanwezigheid in meetings en leggen meer de nadruk op zichtbare activiteit. Alleen levert die extra controle zelden extra productiviteit op. Integendeel: de poging om grip te houden kost vaak meer tijd en energie dan het risico dat men probeert te vermijden. Wat als daadkracht wordt verkocht, is in de praktijk vaak gewoon dure schijnzekerheid. 

Wie zijn tijd scherp afbakent, uit een irrelevante meeting stapt, vraagt waarom hij in cc staat of een call vervangt door een heldere mail, wordt al snel gezien als lastig, weinig collegiaal of te direct. Terwijl het omgekeerde vaak waar is. Wie zorgvuldig met zijn tijd omgaat, gaat meestal ook zorgvuldig om met de tijd van het bedrijf en met die van zijn collega. Tijd is op kantoor geen privébezit. Het is collectief kapitaal. 

Net daarom wringen veel debatten over thuiswerk, flexibiliteit en performantie. Ze gaan nog te vaak over controle in plaats van over kwaliteit. Mogen mensen hun tijd zelf indelen? Werken ze wel genoeg? Tegelijk vindt men het perfect normaal dat iemand zonder veel nadenken een uur van vijf collega’s opeist voor een gesprek zonder scherp doel. We vertrouwen mensen soms niet om hun eigen werkdag in te richten, maar wel om andermans agenda te vullen. 

Misschien moeten we daarom stoppen met werknemers voortdurend te leren hoe ze efficiënter met hun eigen tijd kunnen omgaan en eindelijk een ongemakkelijkere vraag stellen: hoe respectvol gaan organisaties eigenlijk om met de tijd van hun mensen? Want een bedrijf dat slordig omspringt met tijd, verspilt concentratie, motivatie, geld en uiteindelijk ook vertrouwen.

Julien De Wit De auteur is publicist, ondernemer, eigenaar van het strategisch consultancybureau Think Ahead Inc. en onderzoeker bij de denktank Itinera. www.juliendewit.be

Weergave van column in Trends, geschreven in eigen naam.